1. Anotar: El responsable de compras o logística indica en el campo de «Notas» junto al pedido que el destino es aduanero, o bien el producto alternativo para ofrecer al cliente y lo resalta en amarillo.
2. Avisar: El responsable de atención al cliente avisa al comprador de la circunstancia por email y le ofrece la posibilidad de cancelar el pedido. Si el cliente no contesta, se le puede enviar un segundo email y a continuación llamarle.
3. Tomar una decisión: Si sigue sin contestar, se realiza el envío antes de que caduque. En casos excepcionales se puede cancelar el pedido sin la aprobación del cliente. Por ejemplo, que no haya alternativa o sea muy diferente a lo que pidió.